Акт приёма-передачи ключей от помещения: зачем он нужен и как его правильно составить

Акт приема-передачи ключей от помещения - это важный документ, подтверждающий передачу ключей от одной стороны другой. Рассмотрим, когда он необходим и как правильно его оформить.

Когда необходим акт приема-передачи ключей?

Передача ключей - это неотъемлемая часть процесса перехода прав на жилую или коммерческую недвижимость в фактическое пользование. Оформление акта позволяет зафиксировать момент передачи доступа в помещение.

Акт составляется в следующих случаях:

- Когда недвижимость переходит в собственность или пользование по договору купли-продажи, аренды, обмена, дарения или доверительного управления;

- Когда ключи от офисов, складов, магазинов передаются между сотрудниками.

Если акт составляется одновременно с переходом прав на недвижимость, он становится приложением к основному договору. В этом случае акт без договора считается недействительным. Чаще всего такие акты составляют при передаче квартиры, дома или коммерческого помещения.

Если сделка не сопровождается актом приема-передачи ключей, документ будет нужен только при передаче ключей от одного сотрудника компании к другому, например, при передаче кабинета или склада материально-ответственным лицом.

Подписание акта означает, что сторона, получившая ключи, несет ответственность за помещение и его содержимое. В случае повреждения имущества или самого помещения ответственность возлагается на принимающую сторону, и она может быть обязана компенсировать ущерб.

Составление акта помогает избежать разногласий в будущем и служит доказательством передачи ключей в случае судебных разбирательств.

Кто обязан подготовить акт приема-передачи ключей?

Обычно акт составляет сторона, передающая ключи. В организации подготовкой акта может заниматься юрист, кадровик или заместитель руководителя. В любом случае документ должен быть подписан обеими сторонами.

Структура и порядок составления акта

Акт - это официальное письменное соглашение, составленное в свободной форме, но оно должно содержать определенную информацию:

- Дата и место передачи ключей;

- Данные сторон (Ф.И.О. физических лиц или наименование организаций);

- Количество переданных ключей;

- Адрес и площадь помещения;

- Количество экземпляров акта;

- Подписи сторон.

В документ можно включить информацию о возможных штрафах за просрочку передачи ключей или компенсации за ущерб. Если акт является приложением к другому документу, указываются его реквизиты. Например: «‎Ключи передаются для исполнения договора аренды № 134-87 от 12.07.2024»‎.

Если акт подписывается представителем одной из сторон, необходимо указать реквизиты доверенности. Если в процессе передачи ключей присутствуют свидетели, их данные (Ф.И.О., паспортные данные, место регистрации) также должны быть внесены в акт, а они удостоверяют подписями подлинность документа.

При передаче помещения, в котором находятся ценные вещи, в акт включается перечень этих объектов, подтверждая, что передача включает не только помещение, но и находящиеся в нем ценности.

Акт может быть оформлен на стандартном листе бумаги формата A4 или на фирменном бланке с реквизитами организации. Его можно составить как вручную, так и с помощью компьютера.

Акт создается в двух экземплярах: один для стороны, передающей ключи, второй для получающей. Если в процессе передачи участвовали свидетели, им также нужно предоставить копию документа.

Сроки хранения акта

Закон не устанавливает четких сроков хранения акта приема-передачи ключей. Однако существует общепринятая практика:

- Если акт является частью основного договора, он хранится столько же, сколько и основной документ;

- Если акт является самостоятельным, его хранят до тех пор, пока ключи не будут возвращены или переданы другому ответственному лицу.

В организации сроки хранения документов определяются внутренними нормативами, обычно такие документы хранят в течение 5 лет. В случае возникновения споров акт может храниться до разрешения конфликта. После окончания срока хранения документы утилизируются.

В случае возникновения вопросов или необходимости помощи в подготовке акта приема-передачи ключей, специалисты агентства недвижимости «‎Восход»‎ готовы предоставить консультации и помощь в оформлении всех необходимых документов.